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設備保全においては欠かせない保守部品の在庫管理。ここでは在庫管理の方法やその重要性、そして注意点などをまとめています。
保守部品の在庫管理を行う大きな目的は、「損失の回避」です。設備が故障して製造ラインが止まる時間が長ければ長いほど、損失は大きくなります。そのため、もしもの場合の交換用部品として保守部品は常に用意しておく必要があるのです。
ここでは、保守部品の在庫管理方法を紙・Excel・システムの3つに分けて紹介します。
保守部品の在庫管理を紙で行う場合は、部品一つひとつを目で見て確かめ、台帳の数と合うかを確かめていきます。在庫に増減があった場合は、都度記入する必要があります。
紙の場合の最大のデメリットは、時間がかかりすぎることです。在庫の数を確かめる作業、数を紙に書き込む作業、情報をシステムに打ち込む作業と非常に手間がかかります。そうなると、情報の更新が追い付かなくなり、ヒューマンエラーも起こりやすくなるでしょう。
保守部品の在庫管理をExcelで行う場合も、部品一つひとつを目で見て確かめ、台帳の数と合うかどうかを確かめていきます。紙の場合と同じく、在庫に増減があった場合は、都度情報を更新する必要があります。
Excel管理の大きなデメリットは、他工場の在庫が見えづらい点です。他工場や他部門との情報共有が難しいため、会社全体で無駄な在庫を抱えている状態に陥りやすくなってしまいます。
また、バックアップを取っていない状態でファイルが壊れてしまうと、これまでに蓄積したデータがすべて泡と消えてしまうリスクも抱えています。
近年では、保守部品を管理する機能を備えた「設備保全管理システム」がリリースされています。設備保全管理システムを利用すれば、荷受けした保守部品の情報をデータ化することで、在庫数を管理できます。部品が必要になれば出荷指示を出し梱包、発送します。この際、部品数の増減は自動で計算されます。
システムを用いれば、保守部品を大きな倉庫で一元管理ができるため、会社全体で無駄な在庫を抱える心配がなくなります。また、情報はリアルタイムで更新されることから、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。
生産工程を機械化すればするほど、保全業務の重要性は高くなります。なかでも、保守部品の在庫管理の目的である「生産設備の安定稼働」を行うためには必要不可欠です。
設備が故障した際、保守部品の在庫がないと、取り寄せる時間のロスが発生してしまいます。その時間だけ設備は動かないわけですから、作れなかった分は損失になってしまうというわけです。
保守部品と通常業務用の部品をまとめて管理している場合、あると思っていた部品が通常業務で使われてなくなっていたというトラブルが起こることも。保守部品は保守部品としてきちんと在庫管理ができていれば、万が一突発的な故障が発生した場合でも、保全業務を優先させられます。
保守部品を在庫管理する場合、通常生産用の部品と保全作業に使用する部品の在庫を分けて管理することが大切です。どちらもまとめて保管している場合、保全作業に使いたいときに在庫がないということにもなりかねません。
ただし、保守部品として確保しておきたい在庫は大きいわけではないため、最小発注数量に満たないという場合もあるかもしれません。その場合には、「発注は同時にするが在庫は分ける」というシステムを構築する必要があります。
保守部品の在庫管理においては、ルール決めが非常に重要になります。例えば「保守部品を持ち出す人」や「システムの入力作業を行う人」など、運用体制をしっかりと構築しておかないと、システムを導入する効果が薄くなってしまいます。
保守部品を在庫管理しておくと、突発的な故障が発生した際にも迅速に対応できるようになり、設備が停止する時間を最小限に抑えることが可能。その結果、会社全体の損失を小さくすることにも役立ちます。
保守部品の在庫管理を行う際は、在庫管理機能を搭載した設備保全管理システムを利用することがおすすめです。紙やExcelでも在庫管理はできますが、手間がかかることや、過剰な在庫を抱えてしまうなど、ムダが多くなりがちです。一方で、システムを使用して在庫管理を行えば、現場担当者と管理担当者の情報共有がリアルタイムで行えるため、万が一の場合も速やかに保全作業に取り掛かれます。
近年では、タブレットやスマートフォンに対応している設備保全管理システムもリリースされています。うまく活用すれば、外出先や拠点の多い会社でも、保守部品を一元管理できるようになります。まだ保守部品の在庫管理をシステム化していない方や、紙・Excelで在庫管理をしている方は、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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