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設備保全システムにおけるペーパーレス化のメリット

2022年から施行されている改正電子帳簿保存法などを背景に、各企業でのペーパーレス化が加速しています。

ここでは、ペーパーレス化の必要性やペーパーレス化から得られる現場でのメリット、設備保全システムにおけるペーパーレス化の概要などについて詳しくご紹介しています。

ペーパーレス化はなぜ必要?

ペーパーレス化の必要性について、ビジネスと環境保全の2つの視点から考えてみましょう。

ビジネスの視点からの必要性

詳しくは後述しますが、ペーパーレス化の導入により、コスト削減や業務効率化、セキュリティ強化、多様な働き方の実現、社会的信用の向上など、ビジネスに直接関連する多くのメリットが生まれます。

環境保全の視点からの必要性

紙の原料となる森林の伐採や不要となった紙の大量廃棄などを要因に、二酸化炭素増大による地球温暖化が深刻な問題となっています。環境保全の視点に立てば、ペーパーレス化の推進は人類に課された責任行動の一つと言えるでしょう。

ペーパーレス化によるメリット

ペーパーレス化を導入する主なメリットを確認してみましょう。

コスト削減につながる

紙代や印刷代、インク代、印刷機のメンテナンス代、文書の運搬代、文書廃棄代などのコストが大幅に削減されます。

業務が効率化して生産性が上がる

紙に転記して報告をするなど、時間と手間がかかる様々な業務が削減され、業務全体が効率化して生産性が上がります。

多様な働き方に対応できる

業種にもよりますが、文書のペーパーレス化によって時間や場所にとらわれない多様な働き方が実現します。

情報のセキュリティ強化につながる

アクセス権限や閲覧権限の設定をすることで、情報のセキュリティ強化につながります。

企業の社会的イメージが向上する

ペーパーレス化を通じて環境保全への取り組みをアピールすることで、企業の社会的イメージが向上します。

ペーパーレス化を推進するためのポイント

実際にペーパーレス化を推進する際には、次の2つのポイントを押さえておきましょう。

ペーパーレス化の必要性やメリットの理解を浸透させる

具体的な数字(削減できるコストや導入による費用対効果など)を示すなどし、まずはペーパーレス化の必要性やメリットを社内に広く浸透させます。システムの定着を図るためには、非常に重要なプロセスです。

少しずつペーパーレス化を進めていく

社内で一気にペーパーレス化へとシフトすると現場社員は混乱し、ペーパーレス化に対する否定的な気分が蔓延してしまいます。特定のプロジェクトや特定の部署からスタートするなど、少しずつペーパーレス化を進めていくと良いでしょう。

設備保全システムによるペーパーレス化

多くの業種、多くの現場で急速に拡大しているペーパーレス化ですが、近年では、設備保全管理においてもCMMSソフトウェアの導入を通じたペーパーレス化が広く見られるようになりました。

他の現場と同様に、設備保全管理の現場においても、CMMSソフトウェアの導入によるペーパーワークの廃止や大幅削減が実現。同業他社の業務効率化を噂に聞き、自社でもCMMSソフトウェアの導入を始めた企業も多いようです。

他社との競争だけではなく、他社との連携や取引の簡素化にも大いに役立つCMMSソフトウェア。紙の使用に伴う経費の額を客観的に示すなどし、早期に現場へペーパーレス化の重要性を浸透させていきたいものです。

脱ペーパー!脱Excel!につながる設備保全管理システム

設備保全管理システムにおけるペーパーレス化の必要性、ペーパーレス化を導入するメリット、導入する際のポイントなどについて詳しく解説しました。

ペーパーレス化の重要性は、すでに多くの現場において理解が浸透しています。その一方で、せっかくペーパーレス化を導入したにも関わらず、なかなかシステムが定着しない現場もあるようです。

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