設備保全におけるExcelでの台帳管理

設備保全におけるExcelでの台帳管理について解説しています。Excelで台帳管理を管理する方法やそのメリット・デメリットなどをまとめているので、ぜひ参考にしてください。

Excelで設備管理台帳を管理する方法

「設備管理台帳」は、文字通り設備を管理するための台帳です。「保全管理台帳」や「プラント管理台帳」と呼ばれることもあります。一つひとつの設備をいつ導入したのか、いつ修理したのかなどの情報を管理することで、設備を効率的に稼働できるようにします。

Excelで設備管理台帳を作成・管理する場合は「設備を一覧にしてまとめたもの」を作る方法と「設備ごとに詳しい情報を記載したもの」を作成する方法の2通りがあります。余裕があれば、どちらも作成しておくとよいでしょう。

盛り込むとよい情報

設備管理台帳をExcelで作成する場合、以下の情報などをまとめた表を作るとよいでしょう。必ずしもすべての情報を盛り込まなければならないわけではなく、会社の性質に合わせて必要な情報だけをまとめるとすっきりします。

• 管理番号：設備を管理するための番号
• 製品名：設備の名称（型番）
• 設置場所：設備のある場所
• 管理者名：設備を管理している担当者の名前
• 購入・リース価格：購入したときの設備の価格
• 契約・購入日：設備を購入した日
• 購入先：設備を購入した場所
• 導入日：設備を稼働させた日
• 保険の有無：機械向け保険に加入しているか
• メンテナンス実施日：メンテナンスを実施した日
• メンテナンス内容：どういうメンテナンスを実施したのか
• 備考：その他記載すべきこと

一から作成するのが難しい場合には

設備管理台帳をExcelで作成することを検討しているものの、一から用意するのが難しいと感じている場合には、インターネット上で配布されている台帳テンプレートを使用するのもいいでしょう。なかには無料で利用できるものもあり、上手に活用できれば、設備を効率的に管理できます。

Excelでの台帳管理のメリット

故障・修理履歴などが一目でわかる

設備管理台帳を作成すると、設備の導入時期や修理の必要性などを一目で把握できるようになります。なかでも設備保全の観点からみると、設備管理台帳は保全業務の効率化にも一役買ってくれます。

設備管理台帳がない場合だと、設備の故障履歴や修理履歴が把握しづらいため、迅速な対処は難しいかもしれません。設備管理台帳があれば、これらの情報が把握でき、設備に同じ故障が何度も見られる場合には、予防策を講じたり、トラブル発生時の迅速な対処ができたりします。

保全計画が立てやすい

Excelの設備管理台帳を効率的に活用できれば、設備を最後に点検したのはいつなのかを把握できます。次回保全業務に合わせた計画が立てやすくなるのもメリット。

また、保全計画を立てることによって、交換部品を調達するタイミングなども予測できるようになります。これによって、保全業務にかかるコストや人員の削減・効率化にもつながります。

Excelでの台帳管理デメリット

人によってやり方が違う場合も

Excelで設備管理台帳を作成を作成する場合、設備の管理に関わる担当者数人でファイルを共有することになります。ルールが徹底されている場合は問題ないでしょうが、担当者それぞれ記帳のやり方が異なる場合には、情報共有に時間を費やさなければならないことも。そうなると、設備管理台帳を導入する意味がなくなってしまいます。

ヒューマンエラーによるトラブル

Excelによる設備管理台帳の管理は人が行います。ヒューマンエラーが発生してしまう可能性はゼロではありません。

例えば、修理後に記入を忘れてしまったり、編集中に情報を削除・改変してしまったりといったことが考えられるでしょう。それをそのまま上書き保存してしまった日には、甚大な損失が発生してしまうこともあるかもしれません。

エラーやミスを放置したままでいると、全体の労働生産性にも悪影響をもたらしてしまうこともあるため、注意が必要です。

システム連携ができない

Excelによる設備管理台帳と保全システムを併用している場合、双方の連携はかなり難しくなります。なかでも「情報の紐づけ」ができないことが最大の難点。Excelに入力している内容を保全システムに手入力し直す手間が発生します。これにより、労働生産性は落ちてしまいます。

システム導入でExcelでの台帳管理から脱却！

Excelで設備管理台帳を作成すると、設備の状態がわかりやすくなります。ただし、一般的には複数人でファイルを共有することから、ヒューマンエラーが起こりやすいのが難点だと言えます。また、保全システムを併用している場合には、システム間の連携ができないというのも大きなデメリットになります。

総合的にみるとExcelによる台帳管理は、あまり効率的とは言えません。そのため、Excelによる設備管理ではなく、「設備保全管理システム」を利用して設備の情報を管理するのがおすすめです。このサイトでは台帳管理も含む設備保全業務を効率化してくれるシステムを多数紹介してます。保全業務のシステム化を検討している方はぜひチェックしてみてください。